SharePoint: 活用事例集（標準機能のみ）

ひと目でわかるSharePoint Server 2010基本機能でここまで使える！ビジネス活用33の事例 [単行本]

・内容紹介

　SharePoint Serverを導入してはみたものの、あまりに高機能でいろいろなことができるので、どう使えばよいのか悩まれている方も多いのではないでしょうか。本書では、週報やタスク管理、電話帳、各種申請、会議室予約、備品管理、用語集、来客管理といった、実際の業務にそのまま利用できる、実践的な活用例を多数紹介します。
本書で紹介している活用例は、SharePoint Server 2010の標準機能だけを使用しているので、追加のインストール作業が発生したり、特別な設定を行う必要もなく、ユーザー部門の方が容易に設定して利用することができます。
SharePoint Serverをもっと活用したいとお考えのサイト管理者やユーザーの方必携の1冊です！

・内容（「BOOK」データベースより）
　
SharePointの標準機能だけを使ってすぐに作れる活用事例をわかりやすく紹介。


http://www.amazon.co.jp/%E3%81%B2%E3%81%A8%E7%9B%AE%E3%81%A7%E3%82%8F%E3%81%8B%E3%82%8BSharePoint-Server-2010%E5%9F%BA%E6%9C%AC%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%81%A7%E3%81%93%E3%81%93%E3%81%BE%E3%81%A7%E4%BD%BF%E3%81%88%E3%82%8B%EF%BC%81%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E6%B4%BB%E7%94%A833%E3%81%AE%E4%BA%8B%E4%BE%8B-%E6%9D%91%E7%94%B0-%E8%81%A1%E4%B8%80%E9%83%8E/dp/4822294420/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1327513584&sr=8-1

SharePoint: Access Services

SharePoint 2010 には Access Services が搭載されています。この機能により、Access 2010 で作成したデータベースを SharePoint サイトとして構築し、Webブラウザー上で表示、編集が利用できるようになります。なお、Access レポートを利用する場合は SQL Server 2008 R2 Reporting Services Add-In がSharePoint 2010側に必要です。

（※）Office 365（SharePoint Online）では、Office 365プランP1、Office 365プランE3、プランE4、SharePoint Onlineプラン2、およびOffice Web Appsプラン2がサポート対象になります。

SharePoint: SharePoint Designer 2010 - カスタム ワークフロー

SharePoint Designer 2010 を使用するとコーディングすることなく、カスタム ワークフローが構築できます。SharePoint Designer で作成したワークフローは、進捗を Visio ワークフローを自動生成してビジュアル化することも可能です。なお、SharePoint Designer が生成した Visio のワークフロー情報は、Visio にインポートできるため Visio 側で詳細な設定をした後に再びSharePoint Designer にインポートして利用するといったことも可能です。

（※）Office 365プランP1では、SharePoint Designer 2010によるカスタムワークフローの構築はサポートされていません。

SharePoint: SharePoint Designer 2010 - 外部コンテンツ タイプ

SharePoint Designer 2010 では、外部コンテンツ タイプを作成できます。外部コンテンツ タイプがあると、任意のデータソース (SQL Server のデータベースなど) に対して、データソースを元にした SharePoint 外部リストを作成したり、列の参照先として指定したりすることなどが可能になります。外部コンンツ タイプは参照だけではなく、更新なども可能です。

なお、外部コンテンツ タイプはBusiness Data Connectivity Serviceとも呼ばれ、Visual Studio 2010 から作成することも可能ですが、SharePoint Designer 2010 ではコーディングすることなく作成できます。ただし、SQL Server などのデータソースにアクセスするには、データベース側の認証設定が必要になります。さらに、SharePoint Designer 2010 で作成した外部コンテンツ タイプは、誰が利用できるかといった 「アクセス許可」 の設定を適切に設定しないと既定では作成した管理者しか利用できなくなってしまいます。従ってアクセス許可の設定は SharePoint 2010 の管理者に依頼する必要があります。

（※）Office 365（SharePoint Online）では、Business Data Connectivity Serviceはサポートされていません。

SharePoint: SharePoint Designer 2010

SharePoint Designer 2010 は、SharePoint 2010に特化したツールです。SharePoint Designer 2007 までは単体でも利用できましたが、SharePoint Designer 2010 はアクセスできる SharePoint 2010サイトがないと利用できません。

・SharePoint Designer 2010は主に次の用途で利用できます。
　 SharePoint サイトの基本的な管理
　 SharePoint サイトの UI デザインの高度なカスタマイズ
　 リストやライブラリなどのビューの高度なカスタマイズ
　 外部データ接続の作成
　 ノンコーディングによるカスタム ワークフローの作成（※）

（※）Office 365プランP1では、SharePoint Designer 2010によるカスタムワークフローの構築はサポートされていません。



・SharePoint サイトのリストやライブラリのビューのカスタマイズ

　SharePoint サイトのリストやライブラリのビューをカスタマイズできます。たとえば、条件付き書式を指定することで、特定の列の値によって背景色を動的に変えることなども可能です。

SharePoint: InfoPath 2010

InfoPath 2010 は電子フォーム作成ツールです。InfoPath 2010にはフォームのデザインが可能な InfoPath Designer 2010 と入力のみができる InfoPath Filler 2010 の2種類があります。InfoPath 2010 は単体でも利用できますが、SharePoint と連携させることで SharePointの様々な機能を補完し強化することも可能です。たとえば、次のような用途があります。

 カスタムの入力フォーム作成
 InfoPath Form Servicesを利用したWebブラウザー ベースの入力フォームの作成（※）
 SharePoint リストフォームのカスタマイズ
 ドキュメント情報パネルのカスタマイズ
 カスタム ワークフローにおける対話フォーム

　また、InfoPath 2010には標準でデータベースとの連携機能や入力フィールドの妥当性検証機能なども備えているためリッチなフォームを手軽に作成することが可能です。

（※）Office 365（SharePoint Online）では、Office 365プランE3、プランE4、SharePoint Onlineプラン2、およびOffice Web Appsプラン2がサポート対象になります。




・ブラウザー ベースの入力フォームの作成

　InfoPath Designer 2010で作成したフォームは、SharePoint 2010 Enterprise Edition に搭載される InfoPath Forms Services を利用することで、クライアントに InfoPath がインストールされていなくても利用できる Webブラウザベースの入力フォームとして発行することができます。



・SharePoint リスト フォームのカスタマイズ

　SharePoint リスト フォームをInfoPath Designer 2010でカスタマイズできます。InfoPath に搭載されている入力値の妥当性検証機能を実装することなどが可能です。

SharePoint: 「Visio Services」

Visio 2010 のページはSharePoint 2010 に搭載される Visio Services により、Webブラウザー上ベースで表示できるようになっています。また、図形に対して、SharePoint リストのデータをリンクさせることも可能になっています。（※）

　たとえば、SharePoint 上にPCおよびネットワーク機器管理のリストを作成し、このデータを Visio に取り込んで可視化できます。さらに作成したページは、SharePoint上で共有しておくことで、いつでもWebブラウザーを使用して閲覧できます。なお、Visio ビルトインの図形のプロパティと SharePoint リストのデータをリンクさせるには図形のプロパティ名とSharePoint リストの列名が一致している必要があります。

（※）Office 365（SharePoint Online）では、Visio Servicesは、Office 365プランE3、プランE4、SharePoint Onlineプラン2、およびOffice Web Appsプラン2でご利用になれます。

SharePoint: 「グラフWebパーツ」

グラフ Web パーツでは様々なデータソースからデータを取得して、グラフを作成できます。利用できるデータソースは次の通りです。（※）

・ 他の Web パーツのデータ
・ 同一サイト コレクション内のリスト
・ ビジネス データ カタログ
・ Excel Services を使用してアクセスする Excel ブック

（※）Office 365（SharePoint Online）では、グラフ Web パーツは、Office 365プランE3,プランE4、SharePoint Onlineプラン2、およびOffice Web Appsプラン2でご利用になれます。

SharePoint: ビジネス インテリジェンス センターサイトとダッシュボード

ビジネス インテリジェンス センター サイトでは、分析結果を一瞥して確認できる、ダッシュボード ページを素早く作れるよう構成されています。ここでは、ビジネス インテリジェンス センターサイトに、ダッシュボードページを作成する手順を説明します。

（※）Office 365（SharePoint Online）では、ビジネスインテリジェンスセンターサイトはご利用になれません。



・PerformancePoint Services とは

　PerformancePoint Services はSharePoint 2010 Enterprise Edition でのみ利用できます。また、この機能を利用するには目的のサイトで “ PerformancePoint サービス サイト機能 “ をアクティブ化する必要があります。[ビジネス インテリジェンス センター] サイト テンプレートを使用した作成したサイトでは、あらかじめこの機能はアクティブになっています。

（※）Office 365（SharePoint Online）では、PerformancePoint Servicesはご利用になれません。


SharePoint 2010 の PerformancePoint Services を利用することで主要業績評価指標 (KPI) をベースにしたバランススコアカードや、チャートなどを集約したダッシュボードを作成し、Web 上に公開できるようになります。
________________________________________
[参考]
PerformancePoint Services の前身である Office PerformancePoint Server 2007 は、単体製品として提供されていましたが、SharePoint 2010 で機能が統合されました　(「モニタリング」 機能のみが統合されています)。

SharePoint: 「Excel Services」

SharePoint 2010 Enterprise Edition および Office Web Apps がインストールされている SharePoint Server がある場合、Excel 2010ワークブックは、SharePoint のどのライブラリー上に格納されていても、既定で Web ブラウザー上から閲覧できるようになっています。なお、SharePoint Server 2007では、Excel Services を利用するにあたり、事前にサーバーの管理者がExcel Services を有効にしたいサイトのURLを登録しておく必要がありました。しかし、SharePoint 2010 ではExcel ワークブックは、外部システムから動的にデータを取得する場合にのみ、サーバーの管理者がサイトのURLを登録する必要がありますが、それ以外では既定でブラウザー表示が可能となっています。

　そもそもExcel Services はレポート機能であるため閲覧目的であり、基本的にはWebブラウザー上から編集は許可されません。しかし、Office Web Apps が SharePoint 2010にインストールされている場合は、閲覧だけでなく編集も可能です。また、Webブラウザー上での編集は複数ユーザーからの同時編集が可能です。
（※）Office 365（SharePoint Online）では、Excel Servicesは、Office 365プランE3、プランE4、およびSharePoint Onlineプラン2、Office Web Appsプラン2でサポートされています。



・Excel ワークブックの発行

　Excel ワークブックは任意のライブラリに単純にアップロードするだけで、Webブラウザー上から参照できるようになります。Web ブラウザーから参照する際、 Excel Web Access Web パーツなどを使用する際、Webブラウザーからアクセスするときには特定のシートやオブジェクト、管理範囲などだけをブラウザー上に表示したい場合があります。Excel 2010 から SharePoint サイトに対して発行すると、こうした部分指定などが可能になります。


・Excel Web Access Webパーツの利用

　Excel Web Access Web パーツを配置すると任意のWebパーツ ページや WikiページにExcel ワークブック内のデータを表示できます。



・Webパーツ間連携機能の利用

　既存のドキュメント ライブラリのWebパーツを追加して、Webパーツ間で連携させて利用することも可能です。

SharePoint: 「検索」

◆ サイト内の検索

　各サイトに表示される検索ボックスから、サイト内のコンテンツの検索ができます。なお、アクセス権限のないコンテンツは検索結果には含まれません。


◆ 個人用サイトからの検索

　個人用サイトからも人を軸とした検索が可能です。（※）

　　1. 個人用サイトにアクセスし、画面上部にある検索ボックスにキーワードを指定して、人やコンテンツを検索します。

（※）Office 365プランP1では、ご利用になれません。



◆ 検索センター サイトからの検索

　より詳細な検索を行う必要がある場合は、あらかじめ検索センター サイトを用意しておき、ここから様々なコンテンツを検索します。

　検索センター サイトには、「すべてのサイト」と「ひと」の2つの検索タブがあり、目的に応じて使い分けることができます。

SharePoint: リストの強化

リストには一意な列を指定できます。これにより、リスト内で重複することがない項目を設けることができます。
また、リストには参照列を追加できます。参照列では、同一サイト内の他のリストの1つの列だけではなく、その列に関連する複数の列を参照することが可能です。さらに、参照列を設定する場合は、参照元のアイテムが削除された際に、アイテムを同時に削除する、もしくは削除しないといった連鎖設定も可能です。
その他、列には入力値の簡単な妥当性検証の式を持たせることが可能になっています。


◆ 値の検証

列の種類が次のいずれかの場合は、列に対して入力値の妥当性検証の式を設定できます。

・1行テキスト
・複数行テキスト
・数値
・通貨
・日付と時刻

列の値の妥当性検証は列の値ごとにも設定できますが、リスト単位で指定することで複数の列とを比較した妥当性検証も可能です。

SharePoint: エンタープライズ コンテンツ管理

SharePoint 2010に搭載されているエンタープライズ コンテンツ管理機能について説明します。
（※）Office 365プランP1では、エンタープライズコンテンツ管理はご利用になれません。


・情報管理ポリシー

　情報管理ポリシーは作成済みのドキュメントに対して、ドキュメントの保持期間、ドキュメントの監査、ラベル、バーコードなどを追加するための設定です。ラベルとバーコードについては、Office 2010 のボリューム ライセンス版を利用している場合にのみ、ドキュメント内に画像データして挿入できるようになっており、印刷する際などに利用します(ラベルでは任意のカスタム プロパティを指定できます)。

情報管理ポリシーは、ライブラリ単位で割り当てられているコンテンツ タイプに設定するか、もしくはサイト コンテンツ タイプ単位で設定できます。また、SharePoint 2010では、フォルダ単位でドキュメントの保持期間を設定することができるようになっています(ただし、フォルダ単位で設定できるのはドキュメントの保持期限のみです)。


・インプレース レコード管理

　SharePoint Server 2007 では、ドキュメントの保管はレコードセンター サイトテンプレートで作成したサイトでのみ可能でした。SharePoint 2010では、任意のライブラリでドキュメントをレコードとして管理できます。レコード管理は企業や組織への監査などの目的であるため、レコードとしてマークされたドキュメントは名前の変更や削除は一切できなくなります。

レコード宣言の設定はサイト コレクション全体またはライブラリ単位で設定できます。


・ファイル計画レポート

　ライブラリの設定ページから、ファイル計画レポートを任意のライブラリに生成できます。レポートにはこのライブラリの説明やフォルダ数、アイテム数、ポリシーの情報などがレポートされます。

SharePoint: 「ドキュメント ID」

ドキュメント ID 機能は、サイト コレクションのドキュメントに対して自動的に一意なIDを付与します。この機能を利用するにはサイト コレクションの「Document ID Service」機能がアクティブになっている必要があります。

（※）Office 365プランP1では、ドキュメントIDはご利用になれません。

SharePoint: 「ドキュメント セット」

ドキュメント セットは、複数のドキュメントをまとめて扱うためのコンテナです。ドキュメント セットを定義する際に複数のドキュメント テンプレートも設定できるため、一度に関連のある複数のドキュメントを作成する必要がある場合に便利です。
（※）Office 365プランP1では、ドキュメントセットはご利用になれません。


・ドキュメント セットを定義する

ドキュメント セットはサイト コンテンツ タイプとして定義します。

SharePoint: 「コンテンツ オーガナイザー」

コンテンツ オーガナイザーは、ドキュメントのプロパティによって、適切なライブラリへと文書を自動仕分けする機能です。
（※）Office 365プランP1では、コンテンツオーガナイザーはご利用になれません。

コンテンツ オーガナイザーを有効にするには、「コンテンツ オーガナイザー」サイト機能をアクティブ化しておく必要があります。


・コンテンツ タイプの設定

　コンテンツ オーガナイザーを使用するには、事前にコンテンツ オーガナイザーで利用するプロパティを含むサイト コンテンツ タイプを定義しておく必要があります。また、自動仕分け先となるライブラリを用意し、作成したコンテンツ タイプを関連付けておく必要があります。

SharePoint: 「メタデータ」の管理と、「用語セット」

SharePoint 2010ではメタデータ管理機能が強化されています。リストやライブラリに追加する列以外に、「用語セット」と呼ばれる列の値をあらかじめ階層化して管理することなどができるようになっています。（※）

　従来からドキュメントのカスタム プロパティを設定する際に、複数のプロパティ値から選択させるには、列の種類で「複数の選択肢」を指定する方法があります。しかし、この方法では選択肢はフラットであり、階層化はできません。また、選択肢の値は、サイト列として定義すれば、定義したサイト コレクション内で有効ですが、サイト コレクションを越えた共有はできません。一方の用語セットは、列に設定する選択肢が階層化でき、かつサイト コレクション全体で共有できるメリットがあるため、組織で統一したプロパティをつけることができます。ただし、用語の追加はユーザーでも可能ですが、用語のコンテナである「用語セット」の定義はサーバーの管理者が行う必要があるため、列の種類で「複数の選択肢」を指定するほどの手軽さはありません。

　また、全てのリストやライブラリに追加されている「エンタープライズ キーワード」というプロパティには任意のキーワードが指定できるようになっており、検索やタグ クラウドに利用できるようになっています。エンタープライズ キーワードは用語セットとは異なり、階層化されません。ただし、エンタープライズ キーワードを後からまとめて、用語セットとして構成することは可能です。

　用語セットおよびエンタープライズ キーワードの情報は、用語ストアと呼ばれるデータベース領域に格納され、一元的に管理されるため「管理メタデータ」と呼ぶこともあります。用語セットはサーバーの管理者があらかじめ定義します。用語の管理者もこのとき定義し、エンドユーザー自身が用語を作成できるよう指定することも可能になっています。

（※）Office 365プランP1では、メタデータの管理はご利用になれません。


・用語セットの利用

　用語セットの定義はSharePointサーバーの管理者が行い、誰がどのように用語を管理するかといった権限管理設定を行います。従ってユーザーに対して用語の追加権限があれば、そのユーザーは用語が追加できるようになります。




・エンタープライズ キーワード

　リストやライブラリのアイテムには、エンタープライズ キーワード列を表示できるようになっています。エンタープライズ キーワードは、自由にキーワードをタグとして指定できます。指定したキーワードは、用語ストアに蓄積され、複数のサイト コレクションで共有できる値になります。そのため、管理されたキーワードに既に登録されているキーワードと類似があると、入力支援機能により候補が表示されます。候補から既にあるキーワードを選択すれば、検索などを行う際に、同一のキーワードグループとして検索しやすくなります。



・メタデータ ナビゲーションとキーフィルタ

　ドキュメント ライブラリには「メタデータ ナビゲーション」と「キー フィルター」の表示ができるようになっています(既定では表示されないため、追加設定が必要です)。

SharePoint: オーディオ、ビデオなどのリッチコンテンツ管理

SharePoint 2010から新しく追加されたライブラリのテンプレートが「メディア ライブラリ」です。このライブラリには、既定で “イメージ”, “オーディオ”, “ビデオ” の3種類のビルトインのコンテンツ タイプが割り当てられており、デジタル資産を管理するために必要な各種プロパティが用意されています。
メディア ライブラリは Silverlightが利用できるようになっているため、ビデオコンテンツ、マウスオーバーするだけで拡大でき、そのまま動画を実行することが可能です。（※）

（※）Office 365プランP1では、リッチコンテンツ管理はご利用になれません。

SharePoint: 「コンテンツ タイプ」

コンテンツ タイプは、リストやライブラリのアイテムに対して関連するメタデータ(付加情報)などをグループ化したものです。コンテンツ タイプには次の情報を含めることが可能です。

　・ドキュメント テンプレート
　・サイト列
　・ワークフロー
　・情報管理ポリシー

　同様の情報はリストやライブラリ単位でも設定できますが、この場合、メタデータなどの情報はデータの格納場所に強く依存することになります。たとえば、複数のドキュメント ライブラリに全く同じ列や情報管理ポリシーを持たせたい場合には同じ設定を複数回行わなければならないことになります。しかし、コンテンツ タイプはリストやライブラリとは独立して構成できるため、必要に応じて1つのコンテンツ タイプを複数のライブラリに関連付けて利用することが可能です。このため、コンテンツ タイプを利用することでデータの格納場所に依存せずに「管理したい情報」をまとめておくことができ、どこのライブラリに格納するファイルであっても常に共通のメタデータを持たせるといったことも容易に行えます。

SharePoint: ドキュメントの「バージョン管理」

・バージョン管理

　ドキュメント ライブラリではファイル単位でのバージョン管理が可能です。ドキュメント ライブラリは既定では、バージョン管理は有効になっていません。必要に応じてバージョン管理を構成する必要があります。


　バージョン管理を行う際には、編集中に他のユーザーに上書きされないようにする排他制御を行うことができます (※Word 2010や PowerPoint 2010 アプリケーションで作成したファイルを SharePoint 2010　のライブラリー上で共有している場合、排他制御を行わずに複数のユーザーがファイルを開くことで同時編集をすることは可能です)。 これから文書を編集したいユーザーはドキュメントをチェック アウト (貸し出し) してから編集を始めます。チェックアウトされているドキュメントは他のユーザーから上書きすることはできません。ドキュメントの編集が終わったら速やかにドキュメントをチェックインし、マイナーバージョンを新しく取得するのか、メジャーバージョンを発行するのかを指定します。


　バージョン管理を有効にする際に、”承認が必要” オプションを選択すると、マイナーバージョンおよびメジャーバージョンであっても承認が行われない限り、編集者とドキュメントに対して承認権限またはフルコントロールを持つユーザーのみに文書が公開できるようになります。


一般的なバージョン管理の流れ(承認を有効にした例)は次の通りです。
　1. マイナーバージョンを複数作成し文書を推敲する。
　2. 完成した文書を公開するためにメジャーバージョンを付与し発行する。
　3. (承認を有効にしている場合) メジャーバージョンを承認する。

SharePoint: 「ドキュメントライブラリ」の基本的な使い方

・ドキュメント ライブラリの概要

　ドキュメント ライブラリはリストの一種であり、様々なファイルの共有場所です。たとえば、文書ファイルの世代(版)管理機能としてバージョン管理機能があります。この機能はユーザーが手軽に利用できるドキュメントのバックアップとして利用でき、必要に応じて手軽に数世代前の文書の状態に復元することが可能です。


 ドキュメント ライブラリの作成

ドキュメント ライブラリはテンプレートから作成します。SharePoint 2010には次のビルトイン テンプレートがあります。

・Wiki ページ ライブラリ
Wikiページを管理します。

・スライド ライブラリ
PowerPoint のスライドを共有します。

・データ接続ライブラリ（※）
外部データ接続ファイル(*.odcなど)を管理します。 「SharePoint Server Enterprise サイト機能」がアクティブになっている必要があります。

・ドキュメント ライブラリ
文書共有を行うための標準的なテンプレートです。

・フォーム ライブラリ
InfoPath フォームを共有します。

・メディア ライブラリ
イメージ、オーディオ、ビデオなどのリッチ メディア資産を共有、参照、管理します。

・レポート　ライブラリ
測定基準、目標、ビジネス インテリジェンス情報を追跡するWebページやドキュメントを管理します。 　　「SharePoint Server Enterprise サイト機能」がアクティブになっている必要があります。

・画像ライブラリ
画像ファイルを共有します。

・翻訳管理ライブラリ
複数の言語のドキュメントを作成して、翻訳タスクを管理できる翻訳管理ライブラリを作成します。
既定では利用できません。サーバー管理者が stsadm.exe を用いてこの機能をアクティブ化する必要があります。

（※）Office 365（SharePoint Online）ではサポート外です。（2011年8月現在）

SharePoint: 「ブログ」

ブログは、社内の情報共有ツールとして利用できます。SharePointでは、ブログのサイト テンプレートを持っており、組織または個人のブログ サイトを構築できます。

個人用サイトにもブログを構築できます。

SharePoint: エンタープライズ Wiki

エンタープライズ Wiki は発行ページ レイアウトのテンプレートの一つです。このページテンプレートを利用すると、通常のWikiページと異なり、既定で、Wikiページ上に評価やタグ (用語セット) が設定できるようになります。

サイト テンプレートの1つである [エンタープライズ Wiki] サイトテンプレートからサイトを作成すると、既定でエンタープライズ Wiki ページが利用できるようになります。

SharePoint: 評価

リストやライブラリーでは、五つ星によるコンテンツ評価ができるようになっています。評価値はユーザーごとに管理されているため、他の人の採点結果を見るだけでなく自己評価を送信できます。表示されている値は、送信された評価の平均値です。
（※）Office 365プランP1では、評価はご利用になれません。

SharePoint: 「タグ、タグ クラウド」

◆ タグ、タグ クラウド

　SharePoint では、情報を分類する方法としてタクソノミーとフォークソノミーの2種類をサポートしています。フォークソノミーは、ユーザーが関心のある情報に対して、自由に複数のタグを設定して分類する方法です。一方のタクソノミーはあらかじめ利用できるタグを決めておき、ユーザーはその中から適切なタグを選択して分類する方法です。SharePoint 上でタクソノミーを利用するには、管理メタデータを利用する必要があります。


・お気に入り / タグとメモ

　個人用サイトを持つSharePoint のユーザーは、SharePoint 上のあらゆるコンテンツとインターネット上のコンテンツに対して自由にタグを設定できるようになっています。タグを設定すると、SharePoint 上ではタグを格納するデータ領域に「”誰が” “どのコンテンツ” に対してタグを追加したか」という情報を記録していきます。そのため、タグを追加すると各ユーザーの個人用サイトに追加したタグの一覧が表示されるようになります。

　タグは興味のある情報を分類するためのものですが、タグ以外にメモを残すことも可能です。メモも SharePoint 上の情報および SharePoint以外の情報に対して追加できます。メモの内容も個人用サイトに表示されますが、他のユーザーと共有することも可能です。


・タグ クラウド

追加したタグは、個人用サイトに用意されているタグ クラウドに表示されます。最も頻繁に利用されるタグが大きな文字で表現されます。なお、タグ クラウドは Web パーツとなっているため、任意のWebサイト上に配置しておくことも可能です。


・タグのプロファイル

タグ クラウドからキーワードとなるタグを選択すると、画面の右側にこれまでのアクティビティが選択したキーワードのみフィルタ表示されます。アクティビティには、キーワードを設定したコンテンツの URL とタグ が表示されますが、タグ部分もリンクになっており、クリックすると “タグ プロファイル” ページにジャンプします。

各タグはこのようにタグ プロファイルと呼ばれるページを持ちます。タグ プロファイルでは、同じタグが追加されたアイテムの一覧やアイテムを追加したユーザーが表示できます。

また、このタグを個人用サイトで追跡したい場合は、 “個人用ニュースフィードでタグをサラッキング” をクリックすると個人用プロファイルの興味に指定したタグがキーワードとして追加されます。また “個人用プロファイルのに　[得意分野] に追加 “をクリックすると、個人用プロファイルの得意分野に指定したタグがキーワードとして追加されます。

そのほかにも、このタグで検索を行ったり、メモ掲示板にメモを残しておくことなどが可能です。

なお、タグ プロファイルは、”タグとメモ” で推奨タグとして表示されているキーワードをクリックして、アクセスすることも可能です。

SharePoint: 「個人用サイト」

個人用サイトは、ユーザー自身が個人として利用できるサイトです。（※）

<アクセス方法>
1. 個人用サイトへアクセスするには、画面右上のログイン ユーザー名をクリックし、ドロップダウンメニューから　[個人用サイト] または [個人用プロファイル] をクリックします。

2. 個人用サイトが表示されます。


個人用サイトには3つのページがあります。

・[個人用プロファイル] ページ

　このページでは、個人プロファイルの編集や組織情報、最近実行した処理などを見ることができます。なお、このサイトは他のユーザーからも閲覧できます。

・[個人用コンテンツ] ページ

　共有ドキュメントや個人ドキュメントなどを格納します。
※初回アクセス時にライブラリーなどが作成されます。


・[個人用ネットワーク] ページ

　仕事仲間として登録したメンバーの最新動向を追跡します。


（※）Office 365プランP1では、個人用サイトはご利用になれません。また、Office 365プランK1,K2では、個人用コンテンツ、個人用プロファイルはご利用になれません。

SharePoint: Web Analytics レポート

サイトの利用状況などの分析は、Web Analytics レポートを利用します。Web Analytics レポートでは、サイト単位またはサイト コレクション単位で分析できます。
（※）Office 365版SharePoint Onlineでは、Web Analyticsはサポート対象外になります。

SharePoint: SharePoint モバイル

◆ SharePoint モバイル

　SharePoint 2010では、既定でモバイル端末からアクセスするためのURLが用意されています。モバイル端末からモバイル用のURLにアクセスするには、各サイトのURLの後に “/?Mobile=1” を指定します。なお、このURLはPC上のWebブラウザーからもアクセスして表示内容を確認できます。

モバイル用の URL からアクセスした場合でも、コンテンツや人の検索が可能です。Word, Excel, PowerPoint といったOffice アプリケーション ファイルも閲覧できます。

Office Mobile 2010 を利用することで、さらに強力にOffice アプリケーションと連携させることも可能です。詳細については次のURLを参照してください。

 http://www.microsoft.com/windowsmobile/ja-jp/officemobile2010/

SharePoint: 「SharePoint Workspace 2010 」との連携

◆ SharePoint Workspace 2010 との連携

　SharePoint Workspace 2010 は Groove 2007 の後継バージョンであり、オンラインおよびオフラインでも利用できる情報共有ツールです。SharePoint Workspace ではSharePoint 連携機能が強化されています。

　SharePoint Workspace 2010 では「ワークスペース」と呼ばれる領域を用いて情報共有を行います。ワークスペースでは、特定のユーザー間に限定して共有することが可能です。

SharePoint Workspaceのワークスペースには次の3種類があります。

 SharePoint ワークスペース
SharePoint サイトのコピーをローカル コンピューター上に作成します。オンラインの間は SharePoint サーバーと自動的に同期されます。

 Groove ワークスペース
SharePoint Workspace が持つ特有の共有ツールを使ってファイル共有や様々な情報共有を行います。SharePoint Workspaceでは、オンラインの間に参加者全てのマシンに同じ情報が自動的にコピーされるため、オフラインでも共有情報を利用できます。

 共有フォルダー
特定のローカル フォルダーをSharePoint Workspaceを使って共有します。共有相手もSharePoint Workspace を持っている必要があります。


特にSharePoint ワークスペースを作成するとSharePointサイトのコンテンツのコピーをローカル コンピューター上に作成できるため、SharePoint コンテンツのオフライン利用が可能になります。とはいえ、サイト内のすべてのコンテンツをダウンロードするとなると容量によっては比較的時間が掛かるため、必要なライブラリーやリストのみを同期するように指定することなども可能です。

SharePoint: Office Web Apps

◆ Office Web Apps

Office Web Apps が SharePoint 2010に展開されていると ユーザーはWord 2007/2010, Excel 2007/2010, PowerPoint 2007/2010および OneNote 2010のOffice アプリケーションで作成されたファイルを SharePoint 上で共有することでWeb ブラウザーから閲覧および編集（※）できるようになります。

　Word, Excel , PowerPointに関しては特別な操作をすることなく、任意のライブラリーにファイルを保存するだけで、この機能を利用できます。OneNoteの場合は、ノートブックをあらかじめWeb上に保存するよう指定する必要があります(文書管理の詳細については「3章 コンテンツ管理」を参照してください)。

（※）Office 365プランK1、プランE1に含まれるSharePoint Onlineおよび、SharePoint Onlineプラン1は、Web ブラウザーからの編集はご利用になれません。（閲覧はどのプランでも可能です）

SharePoint: Office2010 との連携

◆ Office 2010 との連携

Word 2010やPowerPoint 2010 は SharePoint 2010 上のドキュメント ライブラリーでファイルを共有することで、複数ユーザーから同時編集できるようになります。また、PowerPoint 2010 では、SharePoint ブロードキャスト サイトを利用することで、発表者のプレゼンテーション スライドを Web ブラウザーからリアルタイムに共有できるようになります。

Word 2010 および PowerPoint 2010 の同時編集
ドキュメント ライブラリーに保存されている Word 2010 や PowerPoint 2010 のファイルをチェックアウトせずに直接、各アプリケーションで開くと、複数ユーザーから同時編集できるようになります。Word の場合は、段落ごとに編集できるようになります。

なお、Excel 2010は後述する Office Web Apps による Web ブラウザー上での編集を行っている場合に限り複数ユーザーから同時編集できるようになり、逆に Word や PowerPoint は Web ブラウザー上から編集する場合には同時編集できません。

SharePoint: 「ビュー」の作成

◆ ビューの作成

ビューはリスト内の列の表示方法を定義し、列のグループ化や列の値の集計、列の値によるフィルターなどが可能です。リストには複数のビューを新規に追加できます。また、リスト テンプレートの種類によっては、既定でビューが複数用意されている場合もあります。

既定では次の6つの種類のビュー形式が用意されています。

・標準ビュー
Webページにデータを表示します。表示スタイルのリストからスタイルを選択できます。

・データシート ビュー
一括編集やカスタマイズに適した編集可能なスプレッドシート形式でデータを表示します。

・予定表ビュー
日単位、週単位、または月単位の予定表としてデータを表示します。

・ガント ビュー
リスト アイテムをガント チャートで表示して、チームのタスクの進捗を時系列のグラフで確認します。

・アクセス ビュー
Microsoft Office Accessを起動して、このリストに基づくフォームやレポートを作成します。

・SharePoint Designer のユーザー設定ビュー
SharePoint Designer を起動して、条件付き書式などの機能で個のリストのビューを作成します。

SharePoint: リスト作成と「リストテンプレート」

◆リスト テンプレート一覧

リストはリスト テンプレートから作成できます。利用できるリスト テンプレートは次の通りです。


・外部リスト
外部コンテンツ タイプ内のデータを表示するための外部リストを作成します。

・お知らせ
ニュース アイテムや報告事項などの簡単な連絡事項のリストです。

・アンケート
他のユーザーに回答してほしい質問のリストです。アンケートによって、質問を短時間で作成したり、回答の概要をグラフィカルに表示したりできます。

・カスタム リスト
列やビューを追加できる空のリストです。作成したいリストに近い種類が組み込みの種類にない場合は、このリストを使用します。

・ステータス リスト
ここでは、一連の目標を追跡および表示できます。目標の達成割合がカラーのアイコンで表示されます。

・スプレッドシートのインポート
既存のスプレッドシートと列とデータが同じになるリストを作成します。スプレッドシートをインポートするには、Microsoft Excelか、その他の互換性のあるプログラムが必要です。

・タスク
チームまたは個人のタスクを共有し、管理します。

・ディスカッション掲示板
ニュースグループ形式のディスカッションのための場所です。ディスカッション掲示板は、ディスカッションのスレッドの管理を簡単にします。また、すべての投稿に対して承認を必須にするように構成できます。

・データシート ビュー形式のカスタム リスト
データ入力を簡単にするためにスプレッドシートとして表示される、空のリストです。独自の列やビューを追加できます。この種類のリストには、Microsoft Officeで提供されているような互換性のあるリスト データシートの ActiveXコントロールが必要です。

・プロジェクト タスク
チームまたは個人のタスクのための場所です。プロジェクト タスクのリストからガント チャートビューが表示されます。また、プロジェクト タスクのリストはMicrosoft Office Projectやその他の互換性のあるプログラムで開くことができます。

・リンク
Webページやその他のリソースのリストです。

・予定表
今後予定される会議、締め切りのある仕事、その他のイベントなどを管理する予定表です。予定表の情報は、Microsoft Office Outlook やその他の互換性のあるプログラムと同期できます。

・案件管理
ブロジェクトやアイテムに関連する案件や問題点のリストです。担当者を割り当てたり、優先度を設定したり、案件の進捗状況を把握できます。

・言語と翻訳者
翻訳管理ワークフローで翻訳タスクが割り当てられる言語のリストを作成します。各言語の翻訳者も指定できます。

・連絡先
顧客や関連部署などチームの作業に関連する人のリストです。連絡先リストは、Microsoft Office Outlook やその他の互換性のあるプログラムと同期できます。



リストの基本操作

SharePoint 2010 機能評価ガイド エンド ユーザー機能編 (SharePoint Online 対応版)
　http://technet.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/ff358322

　・第1章 ポータル P.39～

SharePoint: 「リスト」とは

「リスト」は"列"と"リストアイテム"で構成される。

リストは単純なHTMLページではなく、入力用の画面と入力データの一覧画面が用意され、アプリケーションページで構成される。

リスト入力フォーム例

一覧表示画面では、Excelと似たようなインターフェースとなっているため、列の情報でフィルターしたり並べ替えたり、グループ化表示することもできる

SharePoint: ページの作成および編集

SharePointのWebサイト上で作成できるページは次の3種類

(※ HTMLページもドキュメントライブラリーなどに別途アップロードすれば利用可、また、SharePoint Designer 2010を使用することでHTMLページを新規に作成可)

・Webパーツページ
　・・・規定のWebパーツ領域にWebパーツのみが配置できるページ
　　格納先→任意のドキュメントライブラリーを指定

・ページ
　・・・Wikiベースのページで自由なレイアウトでWebパーツおよび文書の入力ができる
　　格納先→規定の「サイトのページ ライブラリー」

・発行ページ
　・・・Webパーツ領域やWikiベースで入力できる領域など複数の領域を持つページ
　　格納先→規定の「ページ ライブラリー」


◆実際の作成・編集方法は以下のドキュメントを参照

　SharePoint 2010 機能評価ガイド エンド ユーザー機能編 (SharePoint Online 対応版)
　http://technet.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/ff358322

　・第1章 ポータル P.23～

SharePoint: 個人用サイト

個人用サイトをホストするように構築されている場合、個人専用のポータルとして「個人用サイト」が作成される

画面右上の「ログオンユーザー名」をクリックしてメニューを開き、「個人用サイト」へアクセスできる

個人用サイト表示例

個人用サイトには「個人用ニュースフィード」「個人用コンテンツ」「個人用プロファイル」の3種類のページが用意される

SharePoint: サイトのインターフェース

SharePointサイトのインターフェースと各名称
※ アクセス権限の設定によりユーザに不要な操作メニューは表示されない

編集権限がある場合、画面左上の「編集」ボタンをクリックすることで、ブラウザから編集が可能になる
画面上部には、「リボン メニュー」と呼ばれる、Office2007から採用された編集メニューが表示される

サイト（サブサイト）を作成する

1. ブラウザから、サブサイトを作成したい親サイトへアクセスし、
　[サイト操作]メニューから[新しいサイト]をクリック

2. サイトテンプレート一覧が表示される
　（画面は、Office365のSharePoint Onlineの場合）

　デフォルトでは「お勧めのアイテム」のみ表示されるので、右上の「すべてを参照」をクリックする

　この中から目的のサイトテンプレートを選択する


　今回は、"チームサイト"を選択

　次に、画面右側でサブサイトの名前とURLを入力する

　ここでは、サイト名を"営業部"、URLは"sales"を指定

　「作成」ボタンをクリックすると即座にサブサイトが作成される

　このとき、作成されるサイトの既定値は次の通り
　・サイトのアクセス権限は親サイトの設定を継承
　・親サイトのサイドリンクバーにはサブサイトは表示しない
　・親サイトのトップリンクバーに表示される
　・親サイトのトップリンクバーをサブサイトでも使用する

　※これらの既定値を変更したい場合は「その他のオプション」ボタンをクリックする

　↓作成された"営業部"のサブサイト

SharePoint: サイト作成と「サイトテンプレート」

SharePointサイトは、「サイトテンプレート」から作成する。

サイトテンプレートの中には、
・「トップレベルおよびサブサイトいずれでも適用できるサイトテンプレート」
・「トップレベルサイトにしか適用できないサイトテンプレート」
・「サブサイトにしか適用できないサイトテンプレート」
の3種類がある。

利用可能なテンプレートは以下の通り。

◆ トップレベルサイトおよびサブサイトいずれでも適用できるサイトテンプレート

「チームサイト」
　・・・情報を管理、作成、共有するチーム用サイト
「グループサイト」
　・・・グループウェアの基本機能を組み込んだチームサイト
　　(SharePoint2007のGroupBoard Workspace2007とほぼ同等の機能)
「空のサイト」
　・・・必要に応じてカスタマイズできる空のサイト
「エンタープライズWiki」
　・・・ユーザーの知識情報や前者で共有したい情報を発行するためのサイト
　　　1ヶ所に集約されたコンテンツ編集機能で共同編集、ディスカッション、プロジェクトマネジメントが可能
「ドキュメントセンター」(※1)
　・・・企業のドキュメントを一元管理するためのサイト
「ブログ」
　・・・知識などを投稿し、閲覧者がコメントを入力できる個人またはチーム用サイト
「ドキュメント ワークスペース」
　・・・ドキュメントを使用して共同作業を行うためのサイト
「一般的な会議ワークスペース」
　・・・会議を計画および開催し、会議の結果を記録するサイト
「意思決定の会議ワークスペース」
　・・・進捗管理または意思決定を行う会議用のサイト
「イベントの会議ワークスペース」
　・・・行事のためのプランニング用サイト、出席者の管理など
「空の会議ワークスペース」
　・・・必要に応じてカスタマイズできる空の会議サイト
「複数ページの会議ワークスペース」
　・・・必要に応じてカスタマイズできる2つの空白ページが用意されている
「Visioプロセス リポジトリ」
　・・・チームでVisioプロセス図を表示、共有、保存するためのサイト
「レコードセンター」(※2)
　・・・レコード管理者のサイトを作成する、レコード管理者は受信ファイルが特定の場所に保存されるようにルーティングテーブルを構成できる
「基本検索センター」
　・・・検索機能を提供するサイト
「エンタープライズ検索センター」
　・・・検索機能に加え、人の情報検索、検索範囲や結果のカスタマイズが可能
「ビジネス インテリジェンス センター」
　・・・ビジネス インテリジェンス センターを表示するためのサイト
「FAST 検索センター」
　・・・FAST検索機能を提供するサイト


◆トップレベルサイトのみに適用できるサイトテンプレート

「発行ポータル」(※3)
　・・・インターネット用のサイトまたは大規模なイントラ ポータルの開始サイト階層
「個人用サイトのホスト」(※4)
　・・・個人用サイトをホストする
「PowerPointブロードキャストサイト」
　・・・PowerPoint2010のブロードキャストをホストするサイト


◆ サブサイトのみに適用できるテンプレート

「発行サイト」(※1)
　・・・Webサイトの展開やWebページを迅速に発行するための空のサイト
「ワークフロー付き発行サイト」
　・・・承認ワークフローを使用し、スケジュールに従ってWebページを発行するためのサイト
「個人用設定サイト」(※1)
　・・・個人用のビュー、データおよびこのサイトコレクションから個人用サイト内へナビゲーションを提供するサイト
「寄付金管理Webデータベース」
　・・・データベースを作成して、寄付金、募金等のイベントに関する情報を管理
「連絡先管理Webデータベース」
　・・・顧客やパートナーなど、チームの業務に関連する人の情報を管理するためのデータベースを作成する
「資産管理Webデータベース」
　・・・資産の詳細や所有者などの情報を管理するデータベースを作成する
「プロジェクトWebデータベース」
　・・・プロジェクト管理データベースを作成して、複数のプロジェクトを管理
「案件管理Webデータベース」
　・・・案件や問題点を管理するためのデータベースを作成する


注意：
(※1) Office365プランPでは利用できない。
(※2) Office365のSharePoint Onlineでは、レコードセンターはサポートされない。
(※3) Office365のSharePoint Onlineでは、発行ポータルに相当する機能として、サイトコレクション作成の際に、パブリックWebサイトの選択がある。
(※4) Office365プランPでは、個人用サイトは利用できない。また、Office365プランK1、プランK2に含まれるSharePoint Online Kioskでは個人用コンテンツが利用できない

SharePoint: 「Wikiページ」

SharePoint2010では以前のバージョンと異なり、ほとんどのサイトのページが「Wikiページ」ベースになっている。
Wikiページでは、HTMLを知らなくても、ブラウザー上から好きなページ上で、複数の人が共同で自由なレイアウトで記述ができる。

SharePointの場合、ハイパーリンクを持たせたい場合、単語を"[["と"]]"で囲むことで、既存のWikiページ、リスト、ライブラリーおよびリストやライブラリー内の各アイテムへ簡単にリンクできる。

SharePoint: 「サイト」とは

SharePointの「サイト」(Webサイト)は、”サイトコレクション”内に作成する。
サイトコレクションは、複数のサイトをまとめて管理するための管理単位のこと。

サイトコレクションを作成するサイト構造は階層構造となるため、最低でも必ず1つのトップレベルサイトが必要。ルートであるトップレベルサイトの編集管理で、サブサイトのアクセス管理設定やUIデザイン構成(マスターページ)を一括適用できる。

はじめに

ゼロから始めるOffice365とSharePointおよびスマートフォン連携の自習日記・リソース集

最初は主に、SharePoint Online の基礎からカスタマイズまでを検証