SharePoint: エンタープライズ コンテンツ管理

SharePoint 2010に搭載されているエンタープライズ コンテンツ管理機能について説明します。
（※）Office 365プランP1では、エンタープライズコンテンツ管理はご利用になれません。


・情報管理ポリシー

　情報管理ポリシーは作成済みのドキュメントに対して、ドキュメントの保持期間、ドキュメントの監査、ラベル、バーコードなどを追加するための設定です。ラベルとバーコードについては、Office 2010 のボリューム ライセンス版を利用している場合にのみ、ドキュメント内に画像データして挿入できるようになっており、印刷する際などに利用します(ラベルでは任意のカスタム プロパティを指定できます)。

情報管理ポリシーは、ライブラリ単位で割り当てられているコンテンツ タイプに設定するか、もしくはサイト コンテンツ タイプ単位で設定できます。また、SharePoint 2010では、フォルダ単位でドキュメントの保持期間を設定することができるようになっています(ただし、フォルダ単位で設定できるのはドキュメントの保持期限のみです)。


・インプレース レコード管理

　SharePoint Server 2007 では、ドキュメントの保管はレコードセンター サイトテンプレートで作成したサイトでのみ可能でした。SharePoint 2010では、任意のライブラリでドキュメントをレコードとして管理できます。レコード管理は企業や組織への監査などの目的であるため、レコードとしてマークされたドキュメントは名前の変更や削除は一切できなくなります。

レコード宣言の設定はサイト コレクション全体またはライブラリ単位で設定できます。


・ファイル計画レポート

　ライブラリの設定ページから、ファイル計画レポートを任意のライブラリに生成できます。レポートにはこのライブラリの説明やフォルダ数、アイテム数、ポリシーの情報などがレポートされます。